عادة ما يرتبط نجاح أي حدث كبير بالأشخاص الذين ينكبون على تحقيقه، من هذا المنطلق، حرصت وحدة الأنشطة الرياضية والكشفية التابعة لوزارة التربية والتعليم العالي، المنظّمة للجمنزياد العربي الأول من 6 أيلول إلى 15 منه، على تشكيل اللجان المواكبة وإختيار الأشخاص المخوّلين تنفيذ العمل المطلوب بأفضل صورة ممكنة، بما يضمن انجازه ويتناسب والغاية المرجوة منه.   وأولت اللجنة العليا المنظّمة برئاسة الوزير مروان حماده عنايتها الخاصة بالموضوع منذ أن أطلقت ورشة التحضيرات، فشكلت اللجنة التنفيذية (اللجنة المنظمة) لـ"الجمنزياد" رئيس وحدة الأنشطة الرياضية والكشفية الدكتور مازن قبيسي (الرئيس التنفيذي للإتحاد العربي للرياضة المدرسية)، اللجان العاملة الميدانية، ومنها المالية التي تسهر على إنفاق الموازنة المخصصة لضمان إستضافة مشهودة تليق بسمعة لبنان. ولأن حفلات الافتتاح هي الواجهة لأي مهرجان رياضي وتبقى راسخة في الأذهان، تحرص اللجنة المولجة بهذا الأمر التي يرأسها عزة قريطم أن تتماهى مع مضمون الجمنزياد ومعانيه وأهدافه. وأعدت لجنة الإقامة بإشراف غادة حلاوي وناصر مشورب خطتها التي تكفل السهر على راحة البعثات المشاركة. وقد خصصت لهذه الغاية ثلاثة فنادق منها إثنان لأعضاء الوفود هما "غولدن توليب" – الجناح و"غولدن توليب" – رأس النبع، وخصص فندق رامادا لرؤساء الوفود. ومن الأمور الأساسية في البطولات التي عادة ما تُدرج في ملفات الدول التي ترغب بكسب الإستضافات على أنواعها، موضوع المواصلات التي تُعد أمراً رئيساً في نجاح هذه الأحداث، نظراً لارتباطها الوثيق بتأمين راحة الفرق ووصول أفرادها في الوقت المحدد إلى ملاعب التدريب وأماكن المباريات، كذلك الأمر بالنسبة إلى رؤساء الوفود ومسوؤليها وأركان الإتحاد العربي للرياضة المدرسية والضيوف، المرتبطين بإجتماعات ومؤتمرات وندوات وزيارات بروتوكولية. وفي هذا الإطار، أكد رئيس لجنة النقل جان ناصيف الجهوزية الكاملة قبل نحو شهر من موعد الإفتتاح. ويقود علي صباغ فريق عمل يضم 20 شخصاً يشكلون لجنة الملاعب، ويواكبون يومياً التحضيرات والأعمال في مرافق الجمنزياد المعتمدة، وهي: القاعتان المقفلتان في مبنى الوحدة الرياضية والقاعة المقفلة في (قاعة بيار الجميل) في مدينة كميل شمعون الرياضية ومضمار ألعاب القوى التابع لها، وملعب مدرسة سيدة الجمهور، والحوض الأولمبي في المجمّع الرياضي التابع للجامعة اللبنانية – الحدت (مدينة الرئيس رفيق الحريري الجامعية). وفضلاً عن إجراء المنافسات، ستفتح هذه المرافق أبوابها لتمارين المشاركين يومياً. ويرأس اللجنة الطبية الدكتور محمد جباعي المتابع لنشاطات البطولات المدرسية في لبنان والمنخرط في شؤونها. وتواكب اللجنة الإعلامية أعمال الجمنزياد مسلّطة الضوء على الجهود المبذولة والتحضيرات القائمة، فضلاً عن توفيرها التغطية المناسبة للوقائع عبر الخبر والصوت والصورة من خلال تقارير ونشرات دورية ومقابلات تخدم الوسائل الإعلامية على مختلف أنواعها، وستوافي الزملاء بكل جديد. كما سيستحدث موقع إلكتروني وصفحة "فايسبوكية" للتواصل الفوري والحيوي. يذكر أن نحو 350 شخصاً جلهم من المتطوعين (270) يسهرونه على إنجاح الجمنزياد، موزّعين على 12 لجنة هي: الإفتتاح، البروتوكول، العلاقات العامة، النقل، الإعلام، الملاعب، التنسيق والتواصل، الطبية، فضلاً عن لجنة فنية لكل من ألعاب القوى، السباحة والجمباز.